Política de tratamiento de datos personales — Hoteles Voilá
Borrador para revisión, versión draft-1. Algunos datos del responsable están pendientes de completar.
1. Responsable del tratamiento
HUESPEDIA S.A.S., identificada con NIT 901158134-6, con domicilio en [DIRECCIÓN / ADDRESS], es responsable del tratamiento de los datos personales recogidos mediante el formulario Pre-arrival de Hoteles Voilá. Para consultas, reclamos y solicitudes sobre sus datos, puede comunicarse a [CORREO / EMAIL]. Responsables por hotel: [CONFIRMAR RESPONSABLES POR HOTEL].
2. Información que recogemos
Podemos recoger el nombre completo del titular de la reserva, correo electrónico, teléfono, hotel, fecha de llegada y referencia de reserva, así como la información que decida compartir sobre su llegada, acompañantes, motivo de viaje, mascota, celebraciones, intereses y preferencias de estadía. No solicitamos documentos de identidad ni información de pago mediante este formulario. Evite incluir datos personales de acompañantes o terceros distintos al titular de la reserva en los campos de texto.
3. Finalidades
Usaremos la información para identificar su estadía, preparar su llegada, atender solicitudes, conocer sus preferencias y comunicarnos con usted sobre servicios o experiencias que haya solicitado. Solicitar información sobre un traslado u otra experiencia no equivale a confirmar una contratación, disponibilidad o costo. La información del formulario no se utilizará para enviar publicidad ajena a estas finalidades sin una autorización independiente.
4. Datos sensibles y carácter opcional
Las respuestas sobre alergias, movilidad u otras necesidades pueden contener datos de salud, considerados sensibles. No está obligado a proporcionarlos ni a autorizar su tratamiento. Si decide compartirlos, solicitaremos su autorización explícita para utilizarlos exclusivamente en la preparación de su llegada y la atención de las necesidades comunicadas. Negarse a suministrarlos no condiciona el acceso al hospedaje. Evite compartir diagnósticos, historias clínicas o información sensible que no sea necesaria para atender su solicitud.
5. Almacenamiento y acceso
Las respuestas se almacenarán en una base de datos privada de Google Cloud Firestore con acceso restringido al personal autorizado que las necesite para las finalidades descritas. Podremos utilizar proveedores tecnológicos para almacenamiento y notificaciones, bajo las condiciones contractuales y medidas de protección aplicables. Estos servicios pueden implicar tratamiento de información fuera de Colombia; antes de habilitarlos, el responsable verificará los requisitos aplicables. Si una solicitud requiere comunicar información a un proveedor de servicios, se informará al huésped y se gestionará la autorización que corresponda.
6. Derechos del titular
Puede conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización; conocer el uso que se ha dado a su información; acceder gratuitamente a sus datos; y solicitar la supresión o revocar la autorización cuando proceda. También puede presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, previo cumplimiento del trámite que corresponda ante el responsable.
7. Consultas y reclamos
Dirija su solicitud a [CORREO / EMAIL], indicando su nombre, un medio de respuesta y una descripción de lo solicitado. Cuando sea necesario, verificaremos su identidad de manera proporcional para proteger su información. Las consultas se atenderán dentro de los plazos legales: diez días hábiles, con la ampliación permitida de hasta cinco días hábiles adicionales. Los reclamos se atenderán en quince días hábiles, con la ampliación permitida de hasta ocho días hábiles adicionales. Se comunicarán los motivos de cualquier ampliación.
8. Conservación y seguridad
Conservaremos las respuestas durante [PLAZO POR DEFINIR], según la finalidad del formulario y las obligaciones aplicables. Finalizado ese periodo, se eliminarán o anonimizarán, salvo que exista una obligación que justifique su conservación. Aplicaremos medidas técnicas y organizativas para restringir el acceso y prevenir el uso, alteración o divulgación no autorizados.
9. Vigencia y modificaciones
Esta política rige desde [FECHA / DATE], versión draft-1. Los cambios sustanciales se comunicarán mediante la web; cuando corresponda, se solicitará una nueva autorización.